직장 내 회의 참석 시

생산적인 회의를 위해 지켜야할 암묵적 룰이 있다. 1시간 늦게 오거나 다른 사람들을 무시해선 안 되는 것 등이다. 직급이 높건 낮건 프로의 자세로 회의에 임해야 한다.

부디 생산적인 회의 시간을 갖기 바라며, 상식 수준의 룰이지만 정리해봤다.

지각하지 말 것

회의가 언제 어디서 하건 지각하지 마라. 회의 시간보다 다소 일찍 오는 건 좋다. 지각은 다른 사람들의 소중한 시간을 뺏는 것이다. 그리고 시간 관념이 철저하면 믿음직하고 우선 순위를 잘 아는 사람처럼 보일 수 있다.

다른 사람들이 놓친 내용을 전달해야 할 수 있고 그렇지 않을 경우에 어떤 이야기가 오갔는지 놓친 채 나머지 회의 시간 동안 눈치만 봐야할 수 있다.

기본적인 예의를 지킬 것

청결하게 단정한 옷차림으로 회의에 임하자. 거적대기를 걸치고 입에서는 전날 마신 술 냄새를 풍기며 회의에 참석하고 싶지는 않을 것 아닌가. 프로와 같이 입어야 존중 받고 대접받을 수 있다는 점 명심하라.

회의에 도착하면 기본 예의를 신경 써라. 곧은 자세로 앉고 다른 이의 자리를 침범하지 않도록 한다. 책상 위에 물건을 흩어 놓거나 불필요한 소음을 내지 말자.

다른 이들과 친해질 것

비즈니스 전문 매체 포브스닷컴은 회의에 참석하는 모든 이들과 친분을 쌓아야 한다고 주장한다. 모르는 사람이 있으며 다가가라. 

모든 이들의 이름과 얼굴을 외우도록 최선을 다해라.친한 사람과는 편하게 이야기를 나눌 수 있기 때문이다. 또한 향후에 이들이 좋은 인맥으로 남을 수 있다.

준비된 상태로 회의에 임할 것

포브스닷컴은 회의에 간다면 우선 회의 주제를 체크해봐야 한다고 말한다. 더 나은 토론을 위해 회의의 목적을 숙지하고 본인의 의견과 회의를 위한 별도의 자료를 준비해 가라

토론에 참여할 것

회의의 핵심은 여러 사람의 의견을 교환하는 데 있다. 회의에 왔다면 토론에 참여하고 본인의 생각을 개진해야 한다. 그러지 못할 바엔 차라리 회의에 오지 마라.

그러나 말을 하기 위해 말을 하진 마라. 토론과 관계 있는 말을 하라. 다른 사람의 말에 귀를 기울이고 반응하라. 다른 사람의 의견을 발전 시킬 수 있는 질문을 하라.

경청할 것

다른 이의 말을 경청하라. 못 알아들어서 다른 사람들이 말을 반복하는 건 비생산적인 일이다. 이는 무례하고 이 때문에 당신의 이미지도 나빠질 것이다. 필기를 해서 다른 사람들의 의견을 잘 정리해 둬야 한다.

휴대폰은 멀리 하고 필요한 경우를 제외하고 문자나 이메일을 확인하지 마라. 갑자기 자리를 이탈하지 말고, 굳이 그래야 한다면 양해를 구하라.

화자에게 동의할 경우, 그를 향해 고개를 끄덕이거나 그와 눈을 맞추는 것도 괜찮다.

회의 주제에서 벗어나지 말 것

회의가 순조로이 흘러가도록 의제에 철저히 대비하라. 시간 낭비 없이 모든 쟁점을 논의하도록 의제에서 벗어날지 마라. 일단 한 사람이 주제에서 벗어난 이야기를 하면 다른 사람들도 이어서 그렇게 하게 되고 회의는 삼천포로 빠지게 된다.

이런 일이 일어나지 않도록 누군가 엉뚱한 이야기를 하면 그 즉시 모든 이들이 다시 의제에 집중하도록 한다. 또한 이미 논의한 쟁점은 체크해 둬서 필요한 주제만 논의가 되고 있는지 신경 쓰자.

민주적으로 토론할 것

회의 시 모든 이들이 자신의 생각을 말할 수 있어야 한다. 참가자의 의견을 물으며 참여를 유도하자. 민주적이고 쉽게 참여할 수 있는 회의 분위기를 조성해 회의 효율을 극대화하자.

참가자가 말하고 있을 때는 방해해선 안된다. 침착한 태도로 흥분하지 말자. 특히 누가 반대 의견을 냈다고 그러면 안 된다. 생산적인 회의를 바란다면 기본 예절은 필수다.


편집 김지연